“Общая папка” на “облаках”: Dropbox


С повышением мобильности сотрудников, в нашей организации появилась острая необходимость в мгновенном обмене небольшими объемами данных между офисом и мобильными сотрудниками.

Хранимая в общих папках информация носит рекламно-информационный характер (рекламы, текущие котировки, выписки, акты выполнения работ и пр.) и не имеет секретности. Но для реализации данной задачи, во-первых, нужен сервер, и, во-вторых, сотрудник, который будет следить за этим сервером, то есть необходимо выделить определенный ресурс.

Поэтому, после долгих обсуждений, решили перенести «общую папку» на «облачный» сервис.

В данной статье рассмотрим реализацию “облачной общей папки” на сервисе Dropbox,

Итак, начнем по порядку.

Регистрируемся на www.dropbox.com, регистрация элементарная без лишних вопросов. Необходимо указать только логин, e-mail и пароль.

Далее автоматически переходим на страницу загрузки. Клиенты есть как под Windows, так и под MacOS и Linux, в том числе в исходниках.

Рассмотрим установку на Windows системе.

При запуске установки получаем окно, в котором необходимо указать, есть аккаунт у вас или нет, если нет, будет предложено создание аккаунта.

Итак, аккаунт у нас уже есть. Продолжим. В следующем окне необходимо указать регистрационные данные.

Затем выбираем объем выделяемой для наших целей памяти, бесплатный объем — 2 ГБ, для наших целей это вполне достаточно.

Выбираем тип установки, разумеется выберем Advanсed.

Выбираем папку, с которой будет происходить синхронизация.

Теперь начинается самое интересное – нам дается выбор, что мы будем синхронизовать, всю облачную папку или же что-то определенное.

Выбираем выборочную синхронизацию и проверяем какие папки доступны.


Не так-то густо. Но есть возможность отредактировать и добавить необходимые папки в меню управления сервиса Dropbox, перейдя по ссылке, которая появится после нажатия правой кнопкой мыши на корневую папку.

Вносим изменения в папки, и получим что-то похожее не это:

Возвращаемся к окну установки, видим, что папки уже появились, выделим необходимые для данного рабочего места.

После всех настроек просматриваем несколько слайдов, которые вводят нас в курс дела.

Установка завершена. В “трее” появился значок сервиса.  Кроме того, в папке Z:\Pub автоматически создана папка «Dropbox».

Загружать выбранные для хранения файлы на облачный сервис очень просто. Необходимо скопировать файл который вы собираетесь сохранить на «облаках» (сервисе Dropbox) и вставить в папку «Dropbox» или в какую-либо вложенную папку.

Вызвать (открыть) папку Dropbox можно несколькими способами.
1. Кликнуть по иконке сервиса в трее.
2. Кликнуть по значку сервиса на рабочем столе.
3. Найти и открыть саму папку.

После того, как вы скопируете файлы в папку «Dropbox» начнётся (при подключённом интернете) их загрузка на «облака». То, что загрузка началась, вы сможете убедиться, увидев на передаваемом файле значок в виде двух стрелок на синем фоне.

После окончания загрузки на облачный сервис на файле появится значок в виде зелёной галочки.

После загрузки файл будет доступен вам с любого устройства (при установке на устройство приложения) и из любой точки мира при наличии подключения к интернет.

Для того, чтобы сделать файл доступным всем, необходимо разместить его в специальной папке «Public». В этом случае файл будет доступен всем пользователям Интернет. Достаточно получить ссылку на файл в меню сервиса и передать тому кому нужно, либо разместить на сайте.

Также сервис позволяет открыть доступ к любой папке для зарегистрированных в Dropbox пользователей.

Права для доступа назначаются указанием e-mail пользователя в поле Invite collaborators to this folder, пользователь должен быть зарегистрирован с этим e-mail на сервисе. В этом случае у всех указанных пользователей появится полный доступ к соответствующей папке.

Dropbox предоставляет довольно удобный и гибкий сервис, который наилучшим образом подходит для работы персонала, мало знакомого с ИТ-технологиями. Для персонала такая «облачная» папка будет привычной «общей папкой», а следовательно нет необходимости в переобучении персонала.