Обзор облачного офиса Feng Office Community Edition 4


Из википедии можно узнать, что Feng Office (который ранее был известен под именем OpenGo) был создан в Университете Республики Уругвай сообществом OpenGoo, как онлайн офис с открытым исходным кодом. Изначально данный продукт подразумевался как некоторый веб-сервис, который позволял бы обрабатывать документы прямо в браузере,а также получать доступ к своим наработкам из любой точки мира, и редактировать их без использования какого-либо дополнительного программного обеспечения. Сейчас FengOffice представляет собой довольно успешный проект позволяющий организовать групповое взаимодействие, а также этот офис может быть использован как полнофункциональная CRM-система.

В настоящее время программный продукт Feng Office разрабатывается компанией Feng Office (именно поэтому так теперь называется данный продукт) и доступен как сервис (http://www.fengoffice.com/web/), так и в исходниках для загрузки (http://sourceforge.net/projects/opengoo/files/fengoffice/). Продукт разработан на PHP с использованием технологии AJAX, требует базу данных MySQL, а также какой-либо веб-сервер. Установка сервиса на готовую платформу Apache+PHP+MySQL проблем не вызывает и заключается в копировании папки с исходниками в нужную директорию. Установка производится в интерактивном режиме из браузера (просто вбиваем в строку адреса путь к директории, в которой находится веб-офис), и, ответив на несколько вопросов, Вы получаете готовую рабочую систему.

На момент написания данной статьи доступен Feng Office Community Edition версии 2.2.1. Однако в данной статье будет рассматриваться версия 1.7.5, и дело не в том, что автору было лениво качать и устанавливать более новую версию. После множества испытаний было выяснено, что продукты предыдущей линейки (версии 1.7) данной системы работают гораздо быстрее и стабильнее свежей. Работать с мобильного устройства с небольшим дисплеем удобнее именно с интерфейсом версии 1.7, хотя в новой версии Вы можете изменить цветовую гамму интерфейса в соответствии с Вашими предпочтениями, или в соответствии с корпоративными оттенками, что очень удобно, в случае встраивания системы в существующую инфраструктуру. Хотел бы отметить, что в новых версиях появилась функция синхронизации календаря в Feng Office с Вашим Google Календарем. Однако полезности данной “фишки” автор не усмотрел, поскольку перенести данные можно только с Google Календаря в Feng Office, а обратно – нельзя.” Скрины” нового офиса будут выложены в конце статьи для сравнения.

Итак, Feng Office Community Edition – не просто подборка офисных веб-приложений в одном интерфейсе. Этот веб-офис имеет стройную концепцию взаимодействия и управления пользователями, их контактами, коммуникацией и проектами.

Основные понятия используемые в Feng Office:

  • Компания – это виртуальный рабочий коллектив пользователей, связанных одной целью, может соответствовать конкретному юридическому лицу или группе компаний. Компании редактируются и добавляются в панель управления по ссылки Компании (см. рисунки ниже). В профиле компании можно задать всю необходимую юридическую информацию.feng officeКаждый пользователь должен быть членом какой-нибудь компании. Причём имеется возможность объединять пользователей внутри компании в отдельные группы. Формы для создания новых пользователей и групп также доступны в меню “Панель управления”.
  • Проект – это, собственно, какой-либо производственный проект, задача или набор задач, которые выполняются компаниями и группами пользователей. В Feng Office понятие “Проект” может восприниматься как “Папка” для систематизации каких-либо данных. Так, например, каждый созданный пользователь получает персональный проект, доступ к которому имеет только он (ну или не только он, по решению самого пользователя или администратора системы). С “личным” проектом можно связывать документы, собственные задачи, календарь, web-ссылки, музыкальные файлы (да-да тут можно и музыку послушать во время выполнения какой-либо работы) т.е. как документы в папке, доступные только Вам. В каждом проекта можно создавать вложенные проекты (папки). Список активных для данного пользователя проектов можно увидеть в левом поле. Там же можно добавить новый проект и редактировать имеющиеся, если есть на это права (см. рисунок ниже).
    Feng office

    Для наглядности можно назначить проекту оттенок из имеющейся палитры, в этом случае все документы, относящиеся к проекту будут помечаться выбранным цветом.

  • Объекты – это типы информации, составляющие содержание проекта. Объекты Feng Office представлены в виде меню на рабочей области (см. рисунок ниже).

Feng office

Таким образом, имеются следующие объекты:

  • Заметки
  • E-mail
  • Контакты
  • Календарь
  • Документы
  • Задачи
  • Web-ссылки
  • Время

Как и принято в объектно-ориентированном программировании, объекты имеют свои свойства и методы (действия над объектами). Собственно, работа с методами и свойствами этих объектов и составляет основу работы в Feng Office.

Заметки

Заметки в Feng Office используются преимущественно в качестве пометок, напоминалок, а также могут быть использованы для общения между участниками одного проекта. Например, доводилось ли Вам оставлять записку сослуживцу, которого в данный момент нет на месте, с информацией, адресованной ему? Так и здесь можно оставить участнику записку, добавив адресата в подписчики.

Feng office
Как видно на рисунках сверху свойствами объекта “Заметки” являются:

  • Автор
  • Заголовок
  • Текст заметки
  • Тег
  • Подписчики (права на доступ)
  • Проект (к которому относится)

Методами, которыми можно воздействовать на данный объект, являются:

  • Создание новой заметки
  • Редактирование заметки
  • Добавление нового тега
  • Архивирование
  • Удаление (в корзину)
  • Печать
  • Просмотр истории

E-mail

Почтовый клиент Feng Office позволяет одновременно работать с несколькими электронными почтовыми ящиками, поддерживаются как POP так и IMAP, поддерживается безопасная передача данных. Есть возможность делиться сообщениями с участниками проекта, для этого необходимо “классифицировать” сообщение для определенного проекта и добавить подписчиков. Клиент довольно хороший и удобен для тех людей, которые пользуются несколькими электронными ящиками.

Feng office

Свойства:

  • Отправитель
  • Получатель
  • Тема
  • Учетная запись
  • Дата
  • Текст сообщения
  • Тег
  • Подписчики

Действия:

  • Создание нового сообщения
  • Проверка новых сообщений
  • Редактирование тегов
  • Архивирование
  • Ответ на сообщение
  • Пересылка сообщений
  • Удаление сообщений (в корзину)
  • Классификация сообщений – привязка к одному или нескольким проектам
  • Пометить сообщение как спам
  • Пометить сообщение как непрочитанное
  • Скачать сообщение
  • Посмотреть историю

Контакты

Данный объект необходим для создания списка контактов лиц, имеющих отношение к выполняемому проекту. Эта информация является неотъемлемой частью любых многопользовательских систем и CRM-систем. Данные из списка контактов также используются для создания e-mail рассылки.

Feng office

 

Свойства:

  • ФИО
  • E-mail
  • Информация о работе
  • Контактная информация
  • Тег
  • Проект
  • Подписчики

Действия:

  • Создание и редактирование контакта
  • Добавление аватарки контакту
  • Привязка к проекту
  • Создание пользователя из контакта
  • Архивация контакта
  • Удаление контакта
  • Просмотр истории контакта

Календарь

Данный объект применяется для организации групповых работ по какому-либо проекту или задаче. Пользователь, создающий событие в каком-либо проекте, должен подписать на это событие необходимых специалистов – в этом случае они, во-первых, будут оповещены, а, во-вторых, в их календаре также появится это событие.

Feng office

Свойства:

  • Тема
  • Дата
  • Время начала
  • Продолжительность в часах и минутах
  • Тег
  • Проект
  • Подписчики
  • Связанные объекты

Действия:

  • Редактирование и добавление новых событий
  • Редактирование тегов, относящихся к данному событию
  • Удаление и архивирование событий
  • Изменение подписчиков на данное событие
  • Просмотр истории событий

Документы

Объект “Документы” – один из ключевых особенностей Feng Office. Особенность состоит в том, что пользователь может загружать и хранить документы в системе, связывать их с конкретным проектом или задачей, скачивать и делиться любым документом, а также редактировать документы прямо в веб-интерфейсе.

В списке документов отражаются все созданные в системе или загруженные документы (см. рисунок ниже) соответствующие выбранному проекту. В графе “Действия” Вы можете видеть кнопку “Редактировать” у некоторых файлов, а другие нет. Это простой способ различать файлы, которые можно редактировать в данной системе и те которые вы можете просто скачать.

Система позволяет делать четыре основные действия над имеющимися в системе документами:

  • Просмотр
  • Редактирование – для текстовых документов в формате html
  • Скачать
  • Просмотр слайдшоу – для презентаций в SLIM формате

Редактирование документов

Встроенным редактором текстовых документов является Rich Text Editor.

Feng office

Как видите, он очень похож на стандартный текстовый редактор документов, так что в нем сможет работать каждый без дополнительных разъяснений. Как видите на картинке выше, данная статья была написана в системе Feng Office.

ВНИМАНИЕ: Этот редактор создает только HTML файлы. Вы можете скачать и импортировать HTML файл в большинстве текстовых редакторов, но загруженное документы в форматах .doc, .docx или .odt изменять в данном редакторе, к сожалению, нельзя. Но надежда есть, что в будущем в этой системе будет более продвинутый редактор.

Редактирование презентаций

Встроенный редактор презентаций называется Slimey. Он был специально разработан для OpenGo и улучшен для Feng Office.

Feng office

По функциональным возможностям Slimey нельзя сравнивать с такими редакторами как Microsoft PowerPoint или OpenOffice.org Impress, но с другой стороны, Slimey очень прост в использовании и интуитивно понятен. При просмотре презентации открывается отдельное окно в браузере, которое можно распахнуть на весь экран. Переход к следующему слайду осуществляется либо нажатием кнопок “вправо” (след. слайд) и “влево” (пред. слайд), либо кликом мышки на слайде (переход к след. слайду). Это очень удобно и нет привязанности к офисному ПО в том месте, где Вы решите показать свою презентацию, главное чтобы был браузер и доступ к Вашему веб-офису.

Feng office

Свойства:

  • Связанные объекты – объекты, которые были связаны с этим документом
  • Заголовок
  • Содержимое
  • Подписчики
  • Создатель
  • Изменил – тот кто последним изменил документ
  • Дата последней модификации

Действия:

  • Слайдшоу – отображает файл в режиме презентации, открывая в новом окне
  • Скачать файл на локальный жесткий диск
  • Изменить файл (только если файл онлайн редактируемый документ или презентация)
  • Переместить в корзину
  • Свойства файла
  • Заблокировать – блокирует файл на изменения
  • Обновить файл на сервере
  • Разблокировать – снимает блокировку на редактирование этого файла
  • Посмотреть историю изменений этого файла

Задачи

Задачи создаются обычно руководителями групп, чтобы управлять деятельностью подчиненных. Задачи могут быть объединены в этапы для отслеживания выполнение в указанный срок. Задачи могут быть отнесены к этапам, но могут и существовать сами по себе, как не сгруппированные задачи.

Feng office

Задачи одного проекта можно раздавать разным пользователям, как уже догадался внимательный читатель, через свойство “Подписчики”. В итоге руководитель получает наглядную информацию о выполнении текущего проекта, который разделен на ряд этапов, которые в свою очередь разделены на задачи, выполняемые конкретным работником – красота!

Свойства:

  • Связанные объекты – объекты, которые были связаны с этим документом
  • Наименование
  • Проект
  • Процент выполнения
  • Подписчики
  • Создатель
  • Адресат
  • Дата

Действия:

  • Добавление этапа/задачи
  • Изменение этапа/задачи
  • Перемещение в корзину этапа/задачи
  • Архивирование этапа/задачи
  • Создание копии этапа/задачи
  • Добавление этапа/задачи в шаблоны
  • Печать
  • Просмотр истории

Web-ссылки

Список объектов “Web-ссылки” представляет собой ни что иное как закладки в вашем браузере. Это могут быть ссылки на статьи, на внешние документы, какие-либо веб-сервисы, используемые в работе над проектом.

Feng office

Как и в случае во всеми объектами Feng Office ссылками можно обмениваться со всеми пользователями, для этого необходимо добавить необходимых пользователей в подписчики. Чтобы перейти по ссылке необходимо нажать на синюю стрелочку. При нажатии на названии ссылки откроется форма свойств данной ссылки (см. рисунок выше).

Свойства:

  • Заголовок
  • Теги
  • Наименование проекта
  • Список подписчиков
  • Когда и кем создана ссылка
  • Когда и кем ссылка измена в последний раз

Действия:

  • Просмотр и редактирование ссылки
  • Перемещение в корзину
  • Архивирование
  • Просмотр истории изменения ссылки

Время

Последний и не менее интересный объект данного веб-офиса – это объект “Время”. Этот объект позволяет отслеживать время, которое пользователи (сотрудники компании) потратили на определенную задачу. На основании почасовых ставок, определяемых в “Панели управления” можно создавать отчеты, которые показывают затраты времени и денежных средств на пользователя и/или проект за определенный интервал времени.

Feng office

В список затраченного времени на проект можно вручную добавить, кто и сколько времени затратил на тот или иной проект для того, чтобы рассчитать зарплату работнику. Этот раздел должен быть доступен только руководителям групп, чтобы работники не “накрутили” себе лишние часы. Здесь же руководитель увидит, кто выполняет работу в данный момент. В этом же разделе есть возможность подготовить отчет, в котором будет отражены затраты времени и выплачиваемые сотрудникам деньги.

Свойства:

  • Дата
  • Проект
  • Пользователь
  • Последнее изменение
  • Время затраченное пользователем на выполнение работы
  • Биллинг – в данном случае общая полученная зарплата за выполнение задачи/этапа/проекта
  • Описание – пояснение, за что начислены деньги

Действия:

  • Приостановить или прекратить текущую работу
  • Добавить запись
  • Редактировать запись
  • Удалить запись
  • Печать отчета

Составление отчетов

Для составления отчетов в Feng Office имеется специальный модуль “Отчеты” (см. рисунки ниже). Данный модуль позволяет создавать отчеты для всех типов объектов, а также он позволяет создавать собственные отчеты (если у Вас есть соответствующие права).

Feng office

Как видно на рисунках выше, отчеты могут быть любой сложности и включать всю необходимую информацию, а также специальные условия (например, подготовка отчета для конкретного интервала времени). Готовые отчеты можно экспортировать в PDF, в CSV, а также можно вывести на печать.

Исследуем панель управления 

В Feng Office основным административным интерфейсом является “Панель управления” (см. рисунок ниже).

Feng office

“Моя организация” – в этом меню настраиваются данные по головной организации – организации, которая администрирует Feng Office. Здесь можно внести необходимые коррективы по названию компании, вставить логотип компании, вписать контактную информацию.

“Компании” – здесь пользователь, имеющий соответствующие права, может добавить список компаний, с которыми взаимодействует головная компания, внести логотипы компании, а так же внести контактную информацию.

“Пользователи” – здесь можно добавить новых пользователей и отредактировать данные для имеющихся.

“Группы” – здесь создаются группы и назначаются права для групп. Пользователи дополнительно к уже имеющимся получают права тех групп, в которых находятся.

“Проекты” – список всех доступных пользователю проектор, здесь можно отредактировать информацию о проектах, отредактировать права на доступ к проектам.

“Уч.записи Email” – список всех доступных пользователю учетных записей электронной почты, здесь можно создать новые, либо удалить имеющиеся.

“Шаблоны” – здесь можно создать шаблоны наиболее общих и часто используемых этапов и задач, которые в последствии можно будет добавить в проект нажатием одной кнопки.

“Биллинг” – здесь задаются стоимости для часа определенной типичной работы для вычисления заработной платы работников.

“Дополнительные параметры” – тут можно задать данные, которые будут по умолчанию появляться в полях при создании проектов, этапов, задач, пользователей, компаний и др. объектов. Также можно добавить новые поля, даже булевы.

“Типы задач” – соответственно позволяет делить задачи на определенные типы. На счет полезности могу сказать, что в процессе работы “типы задач” не применялись, поскольку было так и не понятно где и как их можно применить, может это было заложено для каких-либо новых функций, во всяком случае, в новой линейке Feng Office данный пункт отсутствует.

“Конфигурация” – здесь настраиваются общие параметры системы (например, могут ли пользователи видеть других пользователей, требовать ли пароль администратора при доступе к панели управления и пр.), настройки рассылки почтовых сообщений (можно указать SMTP сервер, его порт, который будет использован по умолчанию, задать обратный адрес, который будет указан в поле отправителя при автоматической рассылке и др.), настраивается доступность модулей (объектов) в системе.

“Инструменты” – предназначено исключительно для групповой почтовой рассылки, пока других инструментов тут просто нет.

“Обновление” – проверяет наличие обновлений данной линейки Feng Office.

“Планировщик” – здесь настраивается вся возможная в Feng Office автоматика: интервалы между автоматической проверкой почты для всех аккаунтов, интервалы между проверкой обновлений, интервалы между отправлением напоминаний – и это все, к сожалению. Хотелось бы добавить сюда еще автоматическое формирование отчетов и отправление их на заданный электронный ящик, но это можно сделать самостоятельно – открытый код позволяет.

Подводя итоги

Мы рассмотрели основные возможности, не побоюсь этого слова, программного комплекса Feng Office Community Edition 1.7.5. Как видим, возможности системы очень большие, к тому же система бесплатная и имеется возможность ее “допиливания” до того что Вам нужно. Система встраиваемая в плоть до интеграции с внешней системой авторизации (для этого необходимо немного поработать с кодом). Русификация системы оставляет лучшего, однако это тоже не проблема. Работая с этой системой уже почти полгода, автор сей статьи внес некоторые коррективы в русификацию и может совершенно бесплатно поделиться файлом lang.js, который можно скачать ТУТ и потом скопировать в каталог с локализацией “Директория_в_которую скопирован_корень_Feng_Office”/language/ru-ru/ и в итоге получить более менее симпатичный русскоязычный интерфейс.

Как и было обещано, представляю Вашему вниманию “скриншоты” Feng Office новой линейки:

Feng office

Feng office

Как видно из скриншотов, представленных выше, появились следующие новшества:

  • теперь рядом с логотипом есть название головной компании;
  • современный интерфейс с изменяемой палитрой в соответствии с Вашим корпоративным стилем;
  • “Синхронизация” – новый метод в объекте “Календарь”, позволяющий загрузить данные из Вашего Google Календаря (возможно, кому-то и понадобится);
  • в “Панели управления” теперь отсутствуют “Моя организация” и “Типы задач”.

Надеюсь, в этой статье предоставлена вся необходимая информация для представления возможностей данного программного продукта. Так что советую пользоваться, исследовать и улучшать!


Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

4 мыслей про “Обзор облачного офиса Feng Office Community Edition

  • Sipth

    так и не разобрался каким образом можно настроить права так что бы человек видел только задачи из определенного проекта который ему открыт.

    • Lockkey От автора

      Очень хороший вопрос.
      При создании проекта автор может настроить права доступа к этому проекту. Пользователь, имеющий права на чтение или чтение и запись для данного проекта имеет доступ ко всему, что связано с этим проектом. Чтобы ограничить доступ пользователя к файлам, ссылкам и пр., связанным с этим проектом необходимо вручную скорректировать список подписчиков на эти файлы, ссылки и пр.